Studien zeigen: Rund 90 Prozent aller Nebenkostenabrechnungen in Deutschland enthalten mindestens einen Fehler. Für Vermieter bedeutet das im besten Fall eine zeitraubende Korrektur – im schlimmsten Fall den vollständigen Verlust des Nachzahlungsanspruchs. Wer seine Nebenkostenabrechnung prüfen und Fehler rechtzeitig erkennen will, muss wissen, wo die typischen Stolperfallen liegen.
Dieser Leitfaden listet die 15 häufigsten Fehler in der Betriebskostenabrechnung auf, ordnet sie rechtlich ein und zeigt Ihnen konkret, wie Sie jeden einzelnen Fehler vermeiden. Am Ende finden Sie eine kompakte Checkliste zum Abhaken.
Die 15 häufigsten Fehler in der Nebenkostenabrechnung
Fehler 1: Abrechnungsfrist verpasst
Was schiefgeht: Die Nebenkostenabrechnung wird dem Mieter später als zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugestellt. Bei einem Abrechnungszeitraum vom 01.01.2025 bis 31.12.2025 muss die Abrechnung spätestens am 31.12.2026 beim Mieter eingehen.
Rechtsgrundlage: § 556 Abs. 3 Satz 2 BGB
Konsequenz: Der Nachzahlungsanspruch verfällt vollständig. Der Vermieter kann keine Nachforderung mehr geltend machen – unabhängig davon, wie hoch der Betrag ist. Guthaben des Mieters bleiben dagegen bestehen.
So vermeiden Sie den Fehler: Tragen Sie sich eine Erinnerung mindestens drei Monate vor Fristende ein. Versenden Sie die Abrechnung per Einschreiben oder übergeben Sie sie nachweisbar persönlich, damit Sie den Zugang belegen können.
Fehler 2: Falscher Abrechnungszeitraum
Was schiefgeht: Der Abrechnungszeitraum umfasst nicht exakt zwölf Monate – etwa weil zwei kürzere Zeiträume zusammengefasst oder ein Zeitraum von 14 Monaten abgerechnet wird. Auch häufig: Der Abrechnungszeitraum weicht ohne Vereinbarung vom Kalenderjahr ab, obwohl im Mietvertrag das Kalenderjahr festgelegt wurde.
Rechtsgrundlage: § 556 Abs. 3 Satz 1 BGB
Konsequenz: Die gesamte Abrechnung ist formell unwirksam. Der Mieter kann die Nachzahlung verweigern und hat bei bereits geleisteter Zahlung einen Rückforderungsanspruch.
So vermeiden Sie den Fehler: Halten Sie sich strikt an den im Mietvertrag vereinbarten Zeitraum. Dieser muss genau zwölf Monate betragen, muss aber nicht dem Kalenderjahr entsprechen. Bei Mieterwechsel erstellen Sie eine anteilige Abrechnung.
Fehler 3: Nicht umlagefähige Kosten abgerechnet
Was schiefgeht: In der Abrechnung tauchen Kosten auf, die der Vermieter nicht auf den Mieter umlegen darf – typischerweise Verwaltungskosten, Reparaturen, Instandhaltungsmaßnahmen, Bankgebühren oder Kosten für die Hausverwaltung.
Rechtsgrundlage: § 1 Abs. 2 BetrKV (abschließende Aufzählung der umlagefähigen Betriebskosten); § 556 Abs. 1 BGB
Konsequenz: Der Mieter muss die nicht umlagefähigen Positionen nicht bezahlen. Enthält die Abrechnung systematisch nicht umlagefähige Kosten, kann dies das Vertrauensverhältnis belasten und zu Rechtsstreitigkeiten führen.
So vermeiden Sie den Fehler: Gleichen Sie jede Position in Ihrer Abrechnung mit dem Katalog des § 2 BetrKV ab. Im Zweifel: Wenn eine Maßnahme der Substanzerhaltung des Gebäudes dient und nicht dem laufenden Betrieb, ist sie nicht umlagefähig.
Fehler 4: Falscher Verteilerschlüssel
Was schiefgeht: Die Kosten werden nach einem Schlüssel verteilt, der weder im Mietvertrag vereinbart noch gesetzlich vorgesehen ist. Beispielsweise werden Kosten nach Personenzahl verteilt, obwohl im Mietvertrag die Wohnfläche als Verteilerschlüssel festgelegt ist. Oder es wird ein Schlüssel angewendet, der einzelne Mieter systematisch benachteiligt.
Rechtsgrundlage: § 556a BGB; § 7 HeizkostenV (für Heizkosten)
Konsequenz: Bei falschem Verteilerschlüssel kann die gesamte Kostenposition unwirksam sein. Der Mieter hat das Recht, die Nachberechnung mit dem korrekten Schlüssel zu verlangen.
So vermeiden Sie den Fehler: Dokumentieren Sie den vereinbarten Verteilerschlüssel im Mietvertrag eindeutig. Ohne Vereinbarung gilt nach § 556a Abs. 1 BGB die Wohnfläche als Maßstab. Prüfen Sie bei jeder Abrechnung, ob der angewandte Schlüssel mit der Vereinbarung übereinstimmt.
Fehler 5: Heizkosten nicht nach Verbrauch abgerechnet
Was schiefgeht: Die Heiz- und Warmwasserkosten werden ausschließlich nach Wohnfläche oder einem anderen festen Schlüssel umgelegt, ohne den tatsächlichen Verbrauch der einzelnen Mieter zu berücksichtigen.
Rechtsgrundlage: § 7 Abs. 1 HeizkostenV
Konsequenz: Der Mieter hat ein Kürzungsrecht von 15 Prozent nach § 12 Abs. 1 HeizkostenV. Das bedeutet: Er darf den auf ihn entfallenden Heizkostenanteil um 15 Prozent reduzieren – ein erheblicher finanzieller Verlust für den Vermieter.
So vermeiden Sie den Fehler: Rechnen Sie Heizkosten stets verbrauchsabhängig ab. Laut HeizkostenV müssen zwischen 50 und 70 Prozent der Kosten nach tatsächlichem Verbrauch und zwischen 30 und 50 Prozent nach Wohnfläche verteilt werden. Legen Sie das Verhältnis (etwa 50/50 oder 70/30) im Mietvertrag fest.
Fehler 6: CO2-Kostenaufteilung fehlt oder ist falsch
Was schiefgeht: Seit dem 1. Januar 2023 müssen Vermieter die CO2-Kosten aus der Beheizung anteilig tragen. Die Aufteilung richtet sich nach der energetischen Qualität des Gebäudes und wird anhand eines Stufenmodells berechnet. Viele Vermieter ignorieren diese Pflicht oder berechnen ihren Anteil falsch.
Rechtsgrundlage: CO2-Kostenaufteilungsgesetz (CO2KostAufG)
Konsequenz: Der Mieter hat das Recht, seinen Anteil an den Heizkosten um den fehlenden Vermieteranteil zu kürzen. Zudem drohen Nachforderungen und mögliche Rechtsstreitigkeiten. Wird die CO2-Kostenaufteilung nicht vorgenommen, trägt der Vermieter im schlimmsten Fall 50 Prozent der CO2-Kosten.
So vermeiden Sie den Fehler: Ermitteln Sie die Einstufung Ihres Gebäudes im Stufenmodell des CO2KostAufG und berechnen Sie den Vermieteranteil korrekt. Nutzen Sie dafür unseren CO2-Rechner oder lesen Sie den ausführlichen CO2-Kostenaufteilung Guide.
Fehler 7: Vorauszahlungen falsch angerechnet
Was schiefgeht: Die im Abrechnungszeitraum tatsächlich geleisteten Vorauszahlungen des Mieters werden nicht korrekt abgezogen. Häufige Fehler: Es werden Sollwerte statt Istwerte angesetzt, Vorauszahlungen aus dem falschen Zeitraum herangezogen oder Anpassungen der Vorauszahlung nicht berücksichtigt.
Rechtsgrundlage: § 556 Abs. 3 BGB
Konsequenz: Die Abrechnung ist inhaltlich falsch. Je nachdem, in welche Richtung der Fehler wirkt, zahlt der Mieter zu viel oder der Vermieter verschenkt Geld. Stellt der Mieter den Fehler fest, kann er Korrektur verlangen.
So vermeiden Sie den Fehler: Setzen Sie ausschließlich die tatsächlich im Abrechnungszeitraum eingegangenen Vorauszahlungen an (Ist-Zahlungen). Gleichen Sie Ihre Kontoauszüge mit den angesetzten Vorauszahlungen ab.
Fehler 8: Leerstandskosten auf Mieter umgelegt
Was schiefgeht: Steht eine Wohnung im Abrechnungszeitraum leer, werden die darauf entfallenden Betriebskosten auf die übrigen Mieter umgelegt, anstatt dass der Vermieter sie selbst trägt.
Rechtsgrundlage: Ständige Rechtsprechung des BGH (u.a. BGH, Urteil vom 31.05.2006, Az. VIII ZR 159/05)
Konsequenz: Der Vermieter muss die auf leerstehende Einheiten entfallenden Kosten selbst tragen. Werden sie trotzdem auf die Mieter umgelegt, ist die Abrechnung in diesem Punkt anfechtbar. Mieter können die Mehrkosten zurückfordern.
So vermeiden Sie den Fehler: Berechnen Sie bei Leerstand den Anteil der leerstehenden Einheit und ziehen Sie diesen Betrag vor der Verteilung auf die Mieter ab. Sie tragen diesen Anteil als Vermieter selbst.
Fehler 9: Kabel-TV noch abgerechnet
Was schiefgeht: Die Kosten für den Kabelanschluss (Breitbandkabel) werden in der Nebenkostenabrechnung als umlagefähige Betriebskosten aufgeführt. Seit dem 1. Juli 2024 ist das sogenannte Nebenkostenprivileg für Kabelgebühren durch das Telekommunikationsmodernisierungsgesetz (TKMoG) entfallen.
Rechtsgrundlage: § 2 Nr. 15 BetrKV a.F.; TKMoG (Änderung des TKG, Übergangsregelung endete am 30.06.2024)
Konsequenz: Die Kabel-TV-Kosten sind seit dem 01.07.2024 nicht mehr umlagefähig. Rechnet der Vermieter sie trotzdem ab, kann der Mieter die Position streichen und muss sie nicht bezahlen.
So vermeiden Sie den Fehler: Entfernen Sie Kabel-TV-Kosten vollständig aus Ihrer Nebenkostenabrechnung für alle Zeiträume ab dem 01.07.2024. Weitere Details zu aktuellen Änderungen finden Sie in unserem Artikel zu den Änderungen 2026.
Fehler 10: Doppelte Posten in der Abrechnung
Was schiefgeht: Eine Kostenposition taucht mehrfach in der Abrechnung auf – beispielsweise werden die Kosten der Treppenhausreinigung einmal unter “Gebäudereinigung” und einmal unter “Hausmeister” aufgeführt, obwohl es sich um dieselbe Leistung handelt.
Rechtsgrundlage: § 556 Abs. 3 BGB (Gebot der Nachvollziehbarkeit und Richtigkeit)
Konsequenz: Der Mieter zahlt für dieselbe Leistung doppelt. Fällt der Fehler auf, kann der Mieter den überzahlten Betrag zurückfordern. Zudem leidet die Glaubwürdigkeit der gesamten Abrechnung.
So vermeiden Sie den Fehler: Führen Sie jede Kostenart nur einmal auf. Prüfen Sie insbesondere Positionen, die sich inhaltlich überschneiden können (Hausmeister/Reinigung, Gartenpflege/Hausmeister, Allgemeinstrom/Beleuchtung).
Fehler 11: Fehlende Belegeinsicht
Was schiefgeht: Der Vermieter verweigert dem Mieter die Einsichtnahme in die Originalbelege, die der Abrechnung zugrunde liegen, oder erschwert sie unzumutbar – etwa durch unangemessen kurze Fristen oder die Weigerung, Kopien gegen Kostenerstattung zu versenden.
Rechtsgrundlage: § 259 BGB; ständige Rechtsprechung des BGH
Konsequenz: Solange der Vermieter die Belegeinsicht verweigert, kann der Mieter ein Zurückbehaltungsrecht an der Nachzahlung geltend machen. Die Nachforderung wird faktisch nicht durchsetzbar, bis die Einsicht gewährt wird.
So vermeiden Sie den Fehler: Weisen Sie den Mieter in der Abrechnung auf sein Recht zur Belegeinsicht hin und bieten Sie proaktiv einen Termin an. Bei Fernmietern (Mieter, die nicht vor Ort sein können) sollten Sie Kopien gegen Kostenerstattung anbieten.
Fehler 12: Wirtschaftlichkeitsgebot verletzt
Was schiefgeht: Der Vermieter beauftragt überteuerte Dienstleister oder verursacht unnötig hohe Kosten, die dann auf die Mieter umgelegt werden. Typische Fälle: Ein Hausmeisterdienst kostet das Doppelte des ortsüblichen Preises, oder der Winterdienst wird zu einem Premiumpreis beauftragt.
Rechtsgrundlage: § 556 Abs. 3 BGB (Wirtschaftlichkeitsgebot); § 560 BGB
Konsequenz: Der Mieter kann die Kosten auf das wirtschaftlich angemessene Maß kürzen. Im Streitfall muss der Vermieter darlegen, warum die höheren Kosten gerechtfertigt waren. Das Gericht setzt in der Regel ortsübliche Vergleichswerte an.
So vermeiden Sie den Fehler: Holen Sie bei der Beauftragung von Dienstleistern regelmäßig Vergleichsangebote ein. Dokumentieren Sie die Gründe, wenn Sie nicht den günstigsten Anbieter wählen (z.B. bessere Qualität, Zuverlässigkeit). Prüfen Sie Ihre Kosten alle zwei bis drei Jahre gegen den Markt.
Fehler 13: Grundsteuer falsch berechnet
Was schiefgeht: Seit der Grundsteuerreform, die ab dem 1. Januar 2025 gilt, gelten in den meisten Bundesländern neue Berechnungsgrundlagen für die Grundsteuer. Viele Vermieter rechnen noch mit den alten Werten ab oder haben den neuen Grundsteuerbescheid nicht korrekt auf die einzelnen Wohneinheiten umgelegt.
Rechtsgrundlage: § 2 Nr. 1 BetrKV; GrStG (Grundsteuergesetz in der Fassung ab 2025)
Konsequenz: Wird die Grundsteuer zu hoch angesetzt, kann der Mieter die Differenz zurückfordern. Wird sie zu niedrig angesetzt, trägt der Vermieter die Differenz selbst. Besonders problematisch: In vielen Gemeinden haben sich die Hebesätze und Messbeträge erheblich verändert.
So vermeiden Sie den Fehler: Prüfen Sie den aktuellen Grundsteuerbescheid Ihrer Gemeinde und legen Sie diesen der Abrechnung zugrunde. Verteilen Sie die Grundsteuer nach dem im Mietvertrag vereinbarten Schlüssel. Bei Eigentumswohnungen: Stellen Sie sicher, dass die WEG-Abrechnung den korrekten Anteil ausweist.
Fehler 14: Nachträglich eingeführte Kostenarten ohne Ankündigung
Was schiefgeht: Im Mietvertrag sind bestimmte Betriebskostenarten aufgeführt. Der Vermieter rechnet in der aktuellen Abrechnung plötzlich zusätzliche Positionen ab, die im Mietvertrag nicht genannt sind – beispielsweise Kosten für eine neu installierte Videoüberwachung oder Kosten für die Wartung einer nachträglich eingebauten Aufzuganlage.
Rechtsgrundlage: § 556 Abs. 1 BGB; § 560 Abs. 1 BGB
Konsequenz: Neue Kostenarten können nur abgerechnet werden, wenn der Mietvertrag dies zulässt (z.B. durch eine Öffnungsklausel mit Verweis auf § 2 BetrKV) oder wenn eine wirksame Vertragsänderung vorliegt. Fehlt beides, muss der Mieter die neue Position nicht zahlen.
So vermeiden Sie den Fehler: Verwenden Sie im Mietvertrag eine Öffnungsklausel, die auf den vollständigen Katalog des § 2 BetrKV verweist. Informieren Sie Mieter frühzeitig und schriftlich über neu hinzukommende Betriebskosten. Bei laufenden Mietverträgen ohne Öffnungsklausel ist eine einvernehmliche Vertragsanpassung notwendig.
Fehler 15: Fehlende monatliche Verbrauchsinformationen bei fernauslesbaren Zählern
Was schiefgeht: Das Gebäude verfügt über fernauslesbare Zähler für Heizung und Warmwasser, der Vermieter stellt den Mietern jedoch keine monatlichen Verbrauchsinformationen zur Verfügung. Seit der Novelle der Heizkostenverordnung sind Vermieter verpflichtet, bei fernauslesbaren Messgeräten die Mieter monatlich über ihren Verbrauch zu informieren.
Rechtsgrundlage: § 6a HeizkostenV (HKVO)
Konsequenz: Auch hier greift das Kürzungsrecht: Der Mieter kann den auf ihn entfallenden Kostenanteil um 3 Prozent für jeden Monat kürzen, in dem die Information nicht erteilt wurde. Bei einem vollen Jahr ohne Verbrauchsinformation summiert sich das Kürzungsrecht erheblich.
So vermeiden Sie den Fehler: Stellen Sie sicher, dass Ihr Messdienstleister die monatlichen Verbrauchsinformationen automatisch an die Mieter übermittelt – per Post, E-Mail oder über ein Online-Portal. Prüfen Sie regelmäßig, ob die Zustellung tatsächlich erfolgt. Weitere Informationen zu den aktuellen Anforderungen finden Sie in unserem Beitrag zu den Änderungen 2026.
Quick-Check Checkliste: Nebenkostenabrechnung prüfen
Gehen Sie diese Checkliste vor dem Versand jeder Abrechnung durch:
Frist und Zeitraum
- Abrechnungszeitraum beträgt exakt 12 Monate
- Abrechnung wird innerhalb der 12-Monats-Frist zugestellt
- Zustellung ist nachweisbar (Einschreiben oder Übergabeprotokoll)
Kostenarten und Umlagefähigkeit
- Alle Positionen sind nach § 2 BetrKV umlagefähig
- Keine Verwaltungskosten, Reparaturen oder Instandhaltung enthalten
- Keine Kabel-TV-Kosten für Zeiträume ab 01.07.2024
- Keine doppelten Posten vorhanden
- Keine nachträglich eingeführten Kostenarten ohne vertragliche Grundlage
Verteilung und Berechnung
- Verteilerschlüssel entspricht dem Mietvertrag
- Heizkosten: 50-70% nach Verbrauch, 30-50% nach Fläche
- CO2-Kostenaufteilung korrekt berechnet und ausgewiesen
- Grundsteuer nach aktuellem Bescheid (Reform 2025 beachten)
- Vorauszahlungen als Ist-Zahlungen angesetzt
- Leerstandskosten vom Vermieter getragen
Mieterrechte und Transparenz
- Hinweis auf Belegeinsichtsrecht enthalten
- Wirtschaftlichkeit der Dienstleister geprüft
- Monatliche Verbrauchsinformationen bei fernauslesbaren Zählern versandt
Fazit: Nebenkostenabrechnung systematisch prüfen spart Geld und Ärger
Fehler in der Nebenkostenabrechnung sind kein Kavaliersdelikt. Jeder einzelne der hier aufgeführten 15 Punkte kann dazu führen, dass Sie als Vermieter auf berechtigten Nachforderungen sitzen bleiben oder Rückzahlungen leisten müssen. Besonders teuer wird es, wenn die Abrechnungsfrist verpasst wird – dann ist der gesamte Nachzahlungsanspruch unwiderruflich verloren.
Die gute Nachricht: Die meisten Fehler lassen sich mit einer strukturierten Vorgehensweise vermeiden. Nutzen Sie die Checkliste oben als festen Bestandteil Ihres Abrechnungsprozesses. Prüfen Sie jede Abrechnung vor dem Versand systematisch gegen diese Punkte.
Besonders wichtig für aktuelle Abrechnungen: Achten Sie auf die seit 2023 verpflichtende CO2-Kostenaufteilung, die seit 2025 geltende Grundsteuerreform und den Wegfall des Nebenkostenprivilegs für Kabel-TV seit Juli 2024. Diese drei Punkte verursachen derzeit die meisten neuen Fehler, weil viele Vermieter ihre Abrechnungsvorlagen noch nicht angepasst haben.
Investieren Sie die Zeit in eine sorgfältige Prüfung. Eine korrekte Abrechnung schützt nicht nur Ihre finanziellen Interessen, sondern stärkt auch das Vertrauensverhältnis zu Ihren Mietern und reduziert das Risiko kostspieliger Rechtsstreitigkeiten.
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