Nebenkostenabrechnung erstellen: Komplettanleitung für Vermieter 2026

Warum eine fehlerfreie Nebenkostenabrechnung über Tausende Euro entscheidet

Als Vermieter sind Sie gesetzlich verpflichtet, Ihren Mietern jährlich eine Betriebskostenabrechnung zu erstellen — sofern im Mietvertrag Vorauszahlungen auf die Nebenkosten vereinbart sind. Was viele unterschätzen: Bereits ein einziger formeller Fehler kann dazu führen, dass Sie Ihre gesamte Nachforderung verlieren. Gerichte sind hier konsequent. Eine unwirksame Abrechnung bedeutet, dass der Mieter nicht nachzahlen muss — selbst wenn die Kosten tatsächlich angefallen sind.

Laut dem Deutschen Mieterbund ist jede zweite Nebenkostenabrechnung fehlerhaft. Das betrifft nicht nur große Hausverwaltungen, sondern gerade auch private Vermieter, die eine oder wenige Wohnungen vermieten und die Abrechnung selbst erstellen.

Diese Anleitung zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie als Vermieter eine rechtssichere Nebenkostenabrechnung erstellen — von der Fristenberechnung über die korrekte Umlage aller 17 Betriebskostenarten bis hin zur neuen CO₂-Kostenaufteilung. Am Ende finden Sie eine konkrete Beispielrechnung mit realistischen Zahlen und eine kostenlose Excel-Vorlage zum Herunterladen.

Was Sie in diesem Ratgeber lernen:

• Welche Fristen Sie zwingend einhalten müssen
• Alle 17 umlagefähigen Kostenarten mit typischen Beträgen
• Welche Kosten Sie auf keinen Fall umlegen dürfen
• Wie Sie den richtigen Verteilerschlüssel wählen
• Wie die CO₂-Umlage 2026 korrekt berechnet wird
• Eine komplette Beispielrechnung zum Nachrechnen
• Die 10 häufigsten Fehler — und wie Sie sie vermeiden

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1. Wann muss die Nebenkostenabrechnung erstellt werden?

Die 12-Monats-Frist nach §556 Abs. 3 BGB

Das Bürgerliche Gesetzbuch regelt in §556 Abs. 3 Satz 2 BGB eindeutig: Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Nicht erstellt sein — zugegangen sein.

Konkretes Beispiel: Ihr Abrechnungszeitraum ist das Kalenderjahr 2025 (01.01.2025 bis 31.12.2025). Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens am 31.12.2026 vorliegen. Entscheidend ist der Zugang beim Mieter, nicht das Datum Ihres Briefes.

Was passiert, wenn Sie die Frist versäumen?

Versäumen Sie die 12-Monats-Frist, verlieren Sie Ihren Nachforderungsanspruch — endgültig. §556 Abs. 3 Satz 3 BGB ist hier unmissverständlich: Eine Nachforderung ist nach Ablauf der Frist ausgeschlossen, es sei denn, Sie haben die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten (etwa weil ein Versorger die Jahresabrechnung erst sehr spät zugestellt hat).

Umgekehrt gilt: Hat der Mieter ein Guthaben, muss er dieses auch nach Fristablauf noch erhalten. Die Fristversäumnis bestraft also einseitig den Vermieter.

Praxistipp: Tragen Sie sich die Frist mit mindestens zwei Monaten Vorlauf in den Kalender ein. Warten Sie nicht auf die letzte Versorgerabrechnung — Sie können fehlende Positionen schätzen und später korrigieren, wenn die tatsächlichen Zahlen vorliegen.

Mehr zu den Konsequenzen einer verspäteten Abrechnung lesen Sie in unserem Artikel Nebenkostenabrechnung: Frist verpasst — was nun?.

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2. Welche Kosten dürfen umgelegt werden? Die 17 Betriebskostenarten nach §2 BetrKV

Die Betriebskostenverordnung (BetrKV) definiert in §2 abschließend, welche Kosten als Betriebskosten auf Mieter umgelegt werden dürfen. Es handelt sich um laufende Kosten, die dem Eigentümer durch das Eigentum am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes entstehen (§1 Abs. 1 BetrKV). Einmalige Kosten oder Instandhaltungskosten gehören nicht dazu.

Nachfolgend finden Sie alle 17 umlagefähigen Betriebskostenarten mit einer kurzen Erklärung und typischen jährlichen Kosten pro Quadratmeter Wohnfläche:

Nr. 1: Laufende öffentliche Lasten des Grundstücks

Hierunter fällt vor allem die Grundsteuer. Sie wird von der Gemeinde erhoben und ist in der Regel vollständig umlagefähig.

Typische Kosten: 0,20–0,50 €/m²/Jahr

Nr. 2: Wasserversorgung

Kosten für Frischwasser einschließlich Wassergeld, Grundgebühren, Kosten für Wasserzähler (Miete, Eichung), Wasseraufbereitungsanlagen und Wasserverbrauch.

Typische Kosten: 2,00–4,00 €/m²/Jahr

Nr. 3: Entwässerung

Gebühren für die Haus- und Grundstücksentwässerung (Schmutz- und Regenwasser), einschließlich der Kosten für den Betrieb einer hauseigenen Kläranlage oder Entwässerungspumpe.

Typische Kosten: 1,00–2,50 €/m²/Jahr

Nr. 4: Heizung

Die Kosten der Heizungsanlage: Brennstoff (Gas, Öl, Pellets), Betriebsstrom der Heizungsanlage, Wartung, Bedienung, Überwachung, Reinigung, Schornsteinfeger, Immissionsschutzmessungen, Eichkosten. Die Heizkostenabrechnung unterliegt zusätzlich der Heizkostenverordnung (HeizkostenV) und muss mindestens zu 50 % verbrauchsabhängig abgerechnet werden.

Typische Kosten: 8,00–16,00 €/m²/Jahr (stark abhängig von Energieträger und Verbrauch)

Nr. 5: Warmwasser

Kosten der Warmwassererzeugung, analog zu den Heizkosten. Auch hier gilt die HeizkostenV mit der Pflicht zur verbrauchsabhängigen Abrechnung.

Typische Kosten: 2,00–4,00 €/m²/Jahr

Nr. 6: Verbundene Anlagen (Heizung und Warmwasser)

Werden Heizung und Warmwasser über dieselbe Anlage erzeugt (Regelfall bei Zentralheizung), müssen die Gesamtkosten rechnerisch auf Heizung und Warmwasser aufgeteilt werden. Die Aufteilung erfolgt nach den Vorgaben der HeizkostenV (§9).

Nr. 7: Aufzug

Betriebskosten des Personen- oder Lastenaufzugs: Betriebsstrom, Beaufsichtigung, Bedienung, Überwachung, Pflege, regelmäßige Prüfung (TÜV), Notrufbereitschaft. Auch Erdgeschossmieter dürfen in der Regel beteiligt werden, sofern der Mietvertrag dies vorsieht.

Typische Kosten: 1,00–3,00 €/m²/Jahr

Nr. 8: Straßenreinigung und Müllbeseitigung

Straßenreinigungsgebühren und Müllabfuhrgebühren. Kosten für zusätzliche Mülltonnen oder Sperrmüll, soweit regelmäßig anfallend.

Typische Kosten: 1,50–3,00 €/m²/Jahr

Nr. 9: Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung

Kosten für die Reinigung der Gemeinschaftsflächen (Treppenhaus, Flure, Keller, Waschküche) und regelmäßige Ungezieferbekämpfung.

Typische Kosten: 0,50–2,00 €/m²/Jahr

Nr. 10: Gartenpflege

Pflege hauseigener Gärten, Spielplätze, Zufahrten und Zugänge: Rasenmähen, Heckenschnitt, Laubbeseitigung, Pflanzenpflege, Erneuerung von Pflanzen und Gehölzen, Pflege von Spielplätzen.

Typische Kosten: 0,30–1,50 €/m²/Jahr

Nr. 11: Beleuchtung

Stromkosten für die Außenbeleuchtung und die Beleuchtung von Gemeinschaftsflächen (Treppenhaus, Flure, Keller, Dachboden). Nur die Energiekosten, nicht der Austausch defekter Leuchtmittel (das ist Instandhaltung).

Typische Kosten: 0,20–0,50 €/m²/Jahr

Nr. 12: Schornsteinreinigung

Kehrgebühren und Kosten der Überprüfung durch den Bezirksschornsteinfeger, soweit sie nicht bereits in den Heizkosten enthalten sind.

Typische Kosten: 0,10–0,30 €/m²/Jahr

Nr. 13: Sach- und Haftpflichtversicherung

Gebäudeversicherung (Feuer, Sturm, Wasser, Elementarschäden), Glasversicherung, Haftpflichtversicherung für das Gebäude. Nicht umlagefähig: Rechtsschutzversicherung des Vermieters oder Mietausfallversicherung.

Typische Kosten: 1,00–2,50 €/m²/Jahr

Nr. 14: Hauswart

Vergütung, Sozialbeiträge und geldwerte Leistungen für den Hauswart — allerdings nur für Tätigkeiten, die nicht bereits unter einer anderen Betriebskostenart erfasst sind. Übernimmt der Hauswart zum Beispiel die Gartenpflege, müssen diese Kosten dort zugeordnet werden und dürfen nicht doppelt angesetzt werden.

Typische Kosten: 1,00–3,00 €/m²/Jahr

Nr. 15: Gemeinschaftsantenne / Breitbandkabel

Wichtige Änderung: Seit dem 1. Juli 2024 dürfen Kabelgebühren (Nebenkostenprivileg) nicht mehr über die Nebenkosten umgelegt werden. Die bisherige Umlagefähigkeit von Kabel-TV-Gebühren ist mit dem Inkrafttreten der TKG-Novelle (Telekommunikationsgesetz §71) entfallen. Mieter schließen seitdem eigene Verträge ab. Umlagefähig bleiben lediglich Kosten für den Betrieb einer hauseigenen Gemeinschaftsantenne.

Typische Kosten (nur noch Gemeinschaftsantenne): 0,05–0,20 €/m²/Jahr

Nr. 16: Waschküche / Gemeinschaftswaschmaschine

Kosten für den Betrieb einer hauseigenen Waschküche: Strom, Wasser, Wartung der Geräte.

Typische Kosten: 0,10–0,50 €/m²/Jahr

Nr. 17: Sonstige Betriebskosten

Auffangtatbestand für regelmäßig wiederkehrende Kosten, die nicht unter Nr. 1–16 fallen, zum Beispiel: Dachrinnenreinigung, Wartung von Rauchmeldern, Wartung von Feuerlöschern, Prüfung von Elektro- und Blitzschutzanlagen. Wichtig: Sonstige Betriebskosten müssen im Mietvertrag einzeln benannt sein, sonst sind sie nicht umlagefähig.

Typische Kosten: 0,10–0,50 €/m²/Jahr

Gesamtübersicht

Addiert man die typischen Durchschnittswerte, ergeben sich Nebenkosten von etwa 2,50 bis 4,00 €/m²/Monat — je nach Gebäudealter, Region, Energieträger und Ausstattung. Der Deutsche Mieterbund weist regelmäßig einen bundesdeutschen Durchschnitt von rund 2,88 €/m²/Monat aus (Betriebskostenspiegel 2023/2024).

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3. Welche Kosten dürfen NICHT umgelegt werden?

Ebenso wichtig wie die Kenntnis der umlagefähigen Kosten ist das Wissen darüber, welche Kosten Sie als Vermieter unter keinen Umständen auf die Mieter umlegen dürfen. Setzen Sie nicht umlagefähige Kosten an, riskieren Sie, dass der Mieter die gesamte Abrechnung erfolgreich anfechten kann.

Verwaltungskosten

Kosten für die Hausverwaltung — sei es eine externe Verwaltung oder Ihr eigener Zeitaufwand — sind nicht umlagefähig. Das umfasst: Buchhaltung, Erstellung der Nebenkostenabrechnung selbst, Korrespondenz mit Mietern, Beauftragung von Handwerkern, Bankgebühren für das Mietkonto.

Instandhaltung und Reparaturen

Sämtliche Kosten für die Instandhaltung, Instandsetzung und Reparatur des Gebäudes und seiner Anlagen tragen Sie als Vermieter allein. Dazu zählen: Austausch einer defekten Heizungsanlage, Reparatur des Dachs, Erneuerung von Bodenbelägen in Gemeinschaftsräumen, Rohrreinigung bei Verstopfungen im Hauptrohr.

Abgrenzung zur Wartung: Regelmäßige Wartungskosten (etwa die jährliche Heizungswartung) sind als Betriebskosten umlagefähig. Reparaturen, die bei der Wartung festgestellt und durchgeführt werden, müssen dagegen herausgerechnet werden. Achten Sie darauf, dass Handwerkerrechnungen Wartung und Reparatur getrennt ausweisen.

Finanzierungskosten

Zinsen und Tilgung für Hypothekendarlehen, Grundschuldbestellungskosten und sonstige Finanzierungskosten sind ausschließlich Sache des Vermieters.

Leerstandskosten

Stehen Wohnungen leer, dürfen Sie die auf diese Wohnungen entfallenden Betriebskosten nicht auf die übrigen Mieter umlegen. Sie tragen das Leerstandsrisiko als Vermieter selbst. In der Abrechnung müssen Sie den Leerstand als eigenen „Mieter" führen und die darauf entfallenden Kosten selbst tragen.

Einmalige Kosten

Kosten, die nicht regelmäßig wiederkehren — etwa eine einmalige Schädlingsbekämpfung nach Rattenbefall oder die Beseitigung von Sturmschäden — sind keine Betriebskosten im Sinne der BetrKV.

Eine vollständige Aufstellung aller nicht umlagefähigen Positionen finden Sie in unserem separaten Artikel: Nicht umlagefähige Nebenkosten: Die komplette Liste.

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4. Den richtigen Verteilerschlüssel wählen

Sobald Sie die Gesamtkosten pro Betriebskostenart ermittelt haben, stellt sich die Frage: Wie werden diese Kosten auf die einzelnen Mieter verteilt? Hier kommt der Verteilerschlüssel (auch Umlageschlüssel) ins Spiel.

Wohnfläche — der gesetzliche Standard

Ist im Mietvertrag kein Verteilerschlüssel vereinbart, gilt laut §556a Abs. 1 BGB die Wohnfläche als Standardschlüssel. Die Kosten werden proportional zur Quadratmeterzahl der jeweiligen Wohnung verteilt.

Berechnung:

Mieter-Anteil = Gesamtkosten × (Wohnfläche Mieter ÷ Gesamtwohnfläche)

Beispiel: Gesamtkosten Gebäudeversicherung 1.800 €, Wohnung des Mieters 80 m², Gesamtwohnfläche 240 m²:

1.800 € × (80 ÷ 240) = 1.800 € × 0,3333 = 600,00 €

Personenzahl

Bei bestimmten Kostenarten kann die Verteilung nach Personenzahl sachgerechter sein — insbesondere bei Wasserverbrauch, Müllentsorgung und Entwässerung, wenn keine Zähler vorhanden sind. Dieser Schlüssel muss im Mietvertrag vereinbart sein.

Verbrauch — Pflicht bei Heizkosten

Für Heiz- und Warmwasserkosten schreibt die Heizkostenverordnung (HeizkostenV) zwingend eine verbrauchsabhängige Abrechnung vor. Mindestens 50 % und höchstens 70 % der Kosten müssen nach individuellem Verbrauch abgerechnet werden, der Rest nach Wohnfläche (Grundkostenanteil). Ein reiner Flächenschlüssel ist bei Heizkosten unzulässig — selbst wenn der Mietvertrag das vorsieht, geht die HeizkostenV vor.

Wohneinheit

Bei diesem Schlüssel trägt jede Wohnung denselben Anteil, unabhängig von Größe oder Bewohnerzahl. Er kommt selten zum Einsatz und ist nur dann sachgerecht, wenn die Kosten tatsächlich unabhängig von der Wohnungsgröße anfallen — etwa bei der Treppenhausreinigung in einem Haus mit annähernd gleich großen Wohnungen.

Welchen Schlüssel wann verwenden?

| Kostenart | Empfohlener Schlüssel | |---|---| | Heizung, Warmwasser | Verbrauch (50–70 %) + Fläche (Pflicht nach HeizkostenV) | | Wasser, Entwässerung | Verbrauch (wenn Zähler vorhanden), sonst Personenzahl oder Fläche | | Müllentsorgung | Personenzahl oder Fläche | | Grundsteuer, Versicherung | Wohnfläche | | Aufzug | Wohnfläche (Erdgeschoss ggf. ausgenommen, je nach Mietvertrag) | | Gartenpflege, Beleuchtung | Wohnfläche | | Hauswart | Wohnfläche |

Wichtig: Den Verteilerschlüssel dürfen Sie nicht einseitig während des laufenden Mietverhältnisses ändern — es sei denn, Sie stellen auf eine verbrauchsabhängige Abrechnung um (§556a Abs. 2 BGB). Jede andere Änderung erfordert die Zustimmung des Mieters.

Ausführliche Erklärungen und Berechnungsbeispiele zu jedem Umlageschlüssel finden Sie hier: Umlageschlüssel bei der Nebenkostenabrechnung.

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5. Die CO₂-Umlage korrekt einberechnen

Gesetzlicher Hintergrund: CO₂KostAufG seit 2023

Seit dem 1. Januar 2023 regelt das Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetz (CO₂KostAufG), dass die CO₂-Kosten aus dem Brennstoffemissionshandelsgesetz (BEHG) nicht mehr allein vom Mieter getragen werden. Stattdessen werden die Kosten anhand der energetischen Qualität des Gebäudes zwischen Vermieter und Mieter aufgeteilt.

Das 10-Stufen-Modell

Die Aufteilung richtet sich nach dem CO₂-Ausstoß pro Quadratmeter Wohnfläche und Jahr (kg CO₂/m²/a). Je schlechter die energetische Qualität des Gebäudes, desto höher ist der Vermieteranteil:

| CO₂-Ausstoß (kg CO₂/m²/a) | Mieteranteil | Vermieteranteil | |---|---|---| | < 12 | 100 % | 0 % | | 12 – 17 | 90 % | 10 % | | 17 – 22 | 80 % | 20 % | | 22 – 27 | 70 % | 30 % | | 27 – 32 | 60 % | 40 % | | 32 – 37 | 50 % | 50 % | | 37 – 42 | 40 % | 60 % | | 42 – 47 | 30 % | 70 % | | 47 – 52 | 20 % | 80 % | | ≥ 52 | 5 % | 95 % |

CO₂-Preise 2024, 2025 und 2026

Der nationale CO₂-Preis im Brennstoffemissionshandel ist in den vergangenen Jahren gestiegen:

• 2024: 45 €/Tonne CO₂
• 2025: 55 €/Tonne CO₂
• 2026: Preiskorridor 55–65 €/Tonne CO₂ (der tatsächliche Preis bildet sich innerhalb dieses Korridors am Markt)

Für die Abrechnung des Jahres 2025 setzen Sie den Preis von 55 €/Tonne an. Für Abrechnungen des Jahres 2026 müssen Sie den tatsächlichen Durchschnittspreis innerhalb des Korridors verwenden, der erst nach Jahresende feststeht.

Berechnung in der Praxis

Die CO₂-Kosten finden Sie entweder direkt auf der Brennstoffrechnung Ihres Versorgers (seit 2024 sind Versorger verpflichtet, die CO₂-Kosten separat auszuweisen) oder Sie berechnen sie selbst:

1. Brennstoffverbrauch in kWh ablesen
2. CO₂-Emissionen berechnen: Verbrauch × Emissionsfaktor (Erdgas: 0,201 kg CO₂/kWh, Heizöl: 0,266 kg CO₂/kWh)
3. CO₂-Kosten ermitteln: Emissionen in Tonnen × CO₂-Preis pro Tonne
4. CO₂-Ausstoß pro m² berechnen und Stufe im 10-Stufen-Modell ablesen
5. Vermieter- und Mieteranteil berechnen

Nutzen Sie unseren kostenlosen CO₂-Rechner, um die Aufteilung für Ihr Gebäude in Sekunden zu ermitteln. Eine ausführliche Schritt-für-Schritt-Berechnung finden Sie im Artikel CO₂-Kostenaufteilung berechnen.

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6. Schritt für Schritt: Von den Belegen zur fertigen Abrechnung

Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie Ihre Nebenkostenabrechnung als Vermieter in neun konkreten Schritten erstellen — von der Belegsammlung bis zur fristgerechten Zustellung.

Schritt 1: Belege sammeln

Sammeln Sie alle Rechnungen und Bescheide, die Betriebskosten für den Abrechnungszeitraum betreffen:

• Grundsteuerbescheid der Gemeinde
• Wasserversorger-Abrechnung (Frischwasser und Abwasser)
• Gas-/Öl-/Pellet-Rechnung des Energieversorgers
• Stromrechnung für Allgemeinstrom (Treppenhaus, Außenbeleuchtung, Aufzug)
• Versicherungspolice bzw. Beitragsrechnung
• Rechnungen für Gartenpflege, Gebäudereinigung, Hauswart
• Schornsteinfeger-Rechnung
• Gebührenbescheide für Müllabfuhr und Straßenreinigung
• Wartungsrechnungen (Heizungsanlage, Aufzug)
• Abrechnungen des Wärmemessdienstleisters (bei Heizkostenabrechnung)
• Rauchmelderwartung, Dachrinnenreinigung etc. (sonstige Betriebskosten)

Praxistipp: Legen Sie sich einen Ordner (physisch oder digital) pro Abrechnungszeitraum an und heften Sie jede Rechnung sofort ab, wenn sie eingeht. So vermeiden Sie hektisches Zusammensuchen kurz vor Fristende.

Schritt 2: Gesamtkosten pro Position ermitteln

Ordnen Sie jede Rechnung einer der 17 Betriebskostenarten zu. Achten Sie darauf:

• Zeitliche Abgrenzung: Nur Kosten, die den Abrechnungszeitraum betreffen, dürfen angesetzt werden. Bezahlt Ihre Gebäudeversicherung 800 € für den Zeitraum 01.04.2025–31.03.2026, entfallen auf das Abrechnungsjahr 2025 nur 9/12, also 600 €.
• Sachliche Abgrenzung: Enthält eine Hauswartrechnung auch Reparaturleistungen, müssen Sie den Reparaturanteil herausrechnen.
• Vorsteuerabzug: Sind Sie als Vermieter vorsteuerabzugsberechtigt (gewerbliche Vermietung), dürfen Sie nur die Nettobeträge ansetzen.

Schritt 3: Verteilerschlüssel festlegen

Für jede Betriebskostenart legen Sie den Verteilerschlüssel fest (siehe Abschnitt 4). In den meisten Fällen wird das die Wohnfläche sein, bei Heiz- und Warmwasserkosten der Verbrauch gemäß HeizkostenV.

Notieren Sie zu jedem Schlüssel die Gesamtsumme des Verteilungsmaßstabs:

• Gesamtwohnfläche aller Wohnungen (z. B. 240 m²)
• Gesamtpersonenzahl (z. B. 6 Personen)
• Gesamtverbrauch laut Zähler (z. B. 15.000 kWh Heizenergie)

Schritt 4: Mieter-Anteile berechnen

Für jede Kostenart berechnen Sie den Anteil des einzelnen Mieters:

Mieter-Anteil = Gesamtkosten × (Mieter-Schlüsselwert ÷ Gesamt-Schlüsselwert)

Führen Sie diese Berechnung für alle 17 Kostenarten durch und addieren Sie die Einzelbeträge zum Gesamtbetrag der umlagefähigen Kosten des Mieters.

Schritt 5: Vorauszahlungen verrechnen

Ziehen Sie die im Abrechnungszeitraum geleisteten Vorauszahlungen des Mieters ab:

Ergebnis = Gesamtbetrag Mieter-Anteil − geleistete Vorauszahlungen

Ist das Ergebnis positiv, hat der Mieter eine Nachzahlung zu leisten. Ist es negativ, steht dem Mieter ein Guthaben zu, das Sie erstatten müssen.

Schritt 6: Nachzahlung oder Guthaben ermitteln

Stellen Sie den Nachzahlungs- oder Erstattungsbetrag klar und verständlich dar. Geben Sie eine Zahlungsfrist von mindestens 30 Tagen an. Bei einem Guthaben sollten Sie die Erstattung innerhalb von 30 Tagen vornehmen.

Schritt 7: CO₂-Umlage berechnen und ausweisen

Seit dem Abrechnungszeitraum 2023 müssen Sie die CO₂-Kostenaufteilung gesondert in der Abrechnung ausweisen. Berechnen Sie:

1. Die gesamten CO₂-Kosten des Gebäudes (aus der Brennstoffrechnung oder selbst berechnet)
2. Den CO₂-Ausstoß pro m² Wohnfläche
3. Die Einstufung im 10-Stufen-Modell
4. Den Vermieteranteil, der vom Mieter-Heizkosten-Anteil abgezogen wird

Der CO₂-Vermieteranteil reduziert die Heizkostenbelastung des Mieters. Weisen Sie diesen Betrag transparent in der Abrechnung aus.

Schritt 8: Abrechnung formell korrekt erstellen

Eine formell ordnungsgemäße Nebenkostenabrechnung muss folgende Mindestangaben enthalten:

• Abrechnungszeitraum (z. B. 01.01.2025–31.12.2025)
• Zusammenstellung der Gesamtkosten pro Kostenart
• Angabe des Verteilerschlüssels pro Kostenart
• Berechnung des Mieter-Anteils pro Kostenart
• Abzug der geleisteten Vorauszahlungen
• Saldo (Nachzahlung oder Guthaben)
• CO₂-Kostenaufteilung (Ausweis des Vermieteranteils)

Fehlt eine dieser Angaben, ist die Abrechnung formell unwirksam, und die 12-Monats-Frist läuft weiter. Sie müssen dann eine korrigierte Abrechnung innerhalb der Frist nachreichen.

Schritt 9: Fristgerecht zustellen

Senden Sie die Abrechnung dem Mieter so zu, dass Sie den Zugang nachweisen können:

• Einwurfeinschreiben (empfohlen) — dokumentiert Datum und Briefkasten
• Persönliche Übergabe mit Empfangsbestätigung
• Per Boten mit Zustellungsnachweis

Ein normaler Brief oder eine E-Mail genügt im Streitfall nicht als Zugangsnachweis. Nutzen Sie im Zweifelsfall immer das Einwurfeinschreiben.

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7. Beispielrechnung mit konkreten Zahlen

Um die Theorie greifbar zu machen, rechnen wir eine komplette Nebenkostenabrechnung für ein realistisches Szenario durch.

Ausgangssituation

• Gebäude: 3-Familienhaus, Baujahr 1985, Erdgasheizung (Zentralheizung)
• Gesamtwohnfläche: 240 m² (3 Wohnungen: 80 m², 80 m², 80 m²)
• Mieter A: Wohnung 80 m², 2 Personen
• Abrechnungszeitraum: 01.01.2025 – 31.12.2025
• Monatliche Vorauszahlung Mieter A: 250 € → Jahresvorauszahlung: 3.000 €
• Energieträger: Erdgas, Gesamtverbrauch 45.000 kWh
• Heizverbrauch Mieter A laut Zähler: 16.000 kWh (von 45.000 kWh gesamt)

Gesamtkosten und Mieter-Anteile (Kalte Betriebskosten)

| Nr. | Kostenart | Gesamtkosten | Schlüssel | Anteil Mieter A | |---|---|---|---|---| | 1 | Grundsteuer | 720 € | Fläche (80/240) | 240,00 € | | 2 | Wasserversorgung | 840 € | Fläche (80/240) | 280,00 € | | 3 | Entwässerung | 480 € | Fläche (80/240) | 160,00 € | | 7 | Aufzug | — | — | — | | 8 | Müllentsorgung | 660 € | Fläche (80/240) | 220,00 € | | 9 | Gebäudereinigung | 360 € | Fläche (80/240) | 120,00 € | | 10 | Gartenpflege | 240 € | Fläche (80/240) | 80,00 € | | 11 | Allgemeinstrom | 180 € | Fläche (80/240) | 60,00 € | | 12 | Schornsteinfeger | 90 € | Fläche (80/240) | 30,00 € | | 13 | Gebäudeversicherung | 1.080 € | Fläche (80/240) | 360,00 € | | 17 | Rauchmelderwartung | 108 € | Fläche (80/240) | 36,00 € | | | Summe kalte BK | 4.758 € | | 1.586,00 € |

Heiz- und Warmwasserkosten (nach HeizkostenV)

Gesamte Heiz- und Warmwasserkosten: 5.400 € (inkl. Brennstoff, Wartung, Schornsteinfeger-Heizungsanteil, Betriebsstrom)

Davon entfallen rechnerisch auf Warmwasser: 900 € (berechnet nach HeizkostenV §9).

Heizkosten netto: 5.400 € − 900 € = 4.500 €

Heizkosten-Verteilung (50/50-Aufteilung)

• Grundkosten (50 %): 4.500 € × 0,50 = 2.250 € → Mieter A: 2.250 × (80/240) = 750,00 €
• Verbrauchskosten (50 %): 4.500 € × 0,50 = 2.250 € → Mieter A: 2.250 × (16.000/45.000) = 800,00 €
• Heizkosten Mieter A gesamt: 750 + 800 = 1.550,00 €

Warmwasser-Verteilung (50/50-Aufteilung)

Angenommen, Warmwasserverbrauch Mieter A = 35 % des Gesamtverbrauchs:

• Grundkosten (50 %): 900 € × 0,50 = 450 € → Mieter A: 450 × (80/240) = 150,00 €
• Verbrauchskosten (50 %): 900 € × 0,50 = 450 € → Mieter A: 450 × 0,35 = 157,50 €
• Warmwasser Mieter A gesamt: 150 + 157,50 = 307,50 €

Warme Betriebskosten Mieter A gesamt

1.550,00 € + 307,50 € = 1.857,50 €

CO₂-Kostenaufteilung

Berechnung der CO₂-Emissionen des Gebäudes:

• Erdgasverbrauch gesamt: 45.000 kWh
• Emissionsfaktor Erdgas: 0,201 kg CO₂/kWh
• CO₂-Emissionen: 45.000 × 0,201 = 9.045 kg = 9,045 Tonnen CO₂

CO₂-Kosten:

• CO₂-Preis 2025: 55 €/Tonne
• Gesamt-CO₂-Kosten: 9,045 × 55 = 497,48 €

CO₂-Ausstoß pro m²:

• 9.045 kg ÷ 240 m² = 37,69 kg CO₂/m²/a

Einstufung im 10-Stufen-Modell: Stufe 37–42 → Mieteranteil 40 %, Vermieteranteil 60 %

Aufteilung:

• Vermieteranteil gesamt: 497,48 € × 0,60 = 298,49 €
• Mieteranteil gesamt: 497,48 € × 0,40 = 198,99 €

CO₂-Entlastung Mieter A:

Die CO₂-Kosten sind bereits in den Heizkosten (Brennstoffrechnung) enthalten. Der Vermieteranteil muss dem Mieter gutgeschrieben werden:

• Vermieteranteil pro m²: 298,49 € ÷ 240 m² = 1,244 €/m²
• CO₂-Gutschrift Mieter A: 1,244 × 80 = 99,50 €

Gesamtabrechnung Mieter A

| Position | Betrag | |---|---| | Kalte Betriebskosten | 1.586,00 € | | Heizkosten | 1.550,00 € | | Warmwasserkosten | 307,50 € | | Zwischensumme | 3.443,50 € | | Abzgl. CO₂-Gutschrift Vermieter | −99,50 € | | Gesamtkosten Mieter A | 3.344,00 € | | Abzgl. Vorauszahlungen (12 × 250 €) | −3.000,00 € | | Nachzahlung Mieter A | 344,00 € |

Mieter A muss eine Nachzahlung von 344,00 € leisten. Gleichzeitig sollten Sie als Vermieter prüfen, ob die monatliche Vorauszahlung angepasst werden sollte — ein Betrag von rund 280 €/Monat wäre angemessen, um künftig eine geringere Nachzahlung zu erzeugen.

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8. Die 10 häufigsten Fehler bei der Nebenkostenabrechnung

Viele Fehler wiederholen sich Jahr für Jahr. Vermeiden Sie diese zehn Klassiker, und Ihre Abrechnung wird gerichtsfest:

1. Abrechnungsfrist überschritten Die 12-Monats-Frist nach §556 Abs. 3 BGB ist eine Ausschlussfrist. Verpassen Sie sie, ist die Nachforderung unwiederbringlich verloren.

2. Nicht umlagefähige Kosten angesetzt Verwaltungskosten, Reparaturen oder Instandhaltung haben in der Abrechnung nichts zu suchen. Bereits eine einzige unzulässige Position kann die gesamte Abrechnung angreifbar machen.

3. Falscher oder fehlender Verteilerschlüssel Jede Kostenart muss mit dem korrekten Verteilerschlüssel abgerechnet werden. Fehlt die Angabe des Schlüssels, ist die Abrechnung formell unwirksam.

4. Heizkosten nicht verbrauchsabhängig abgerechnet Die HeizkostenV schreibt zwingend eine verbrauchsabhängige Abrechnung vor (50–70 % Verbrauch, 30–50 % Grundkosten). Rechnen Sie die Heizkosten rein nach Fläche ab, hat der Mieter ein Kürzungsrecht von 15 % (§12 HeizkostenV).

5. CO₂-Umlage vergessen oder falsch berechnet Seit 2023 müssen Sie die CO₂-Kosten nach dem 10-Stufen-Modell aufteilen und den Vermieteranteil ausweisen. Fehlt diese Angabe, kann der Mieter die Heizkosten um den maximalen Vermieteranteil kürzen.

6. Leerstand auf Mieter umgelegt Betriebskosten für leer stehende Wohnungen tragen Sie als Vermieter. Verteilen Sie die Gesamtkosten auf die tatsächlich vermietete Fläche, ohne den Leerstand einzurechnen, ist die Abrechnung fehlerhaft.

7. Abrechnungszeitraum nicht korrekt angegeben Der Abrechnungszeitraum muss exakt benannt sein und darf 12 Monate nicht überschreiten. Eine Abrechnung über 14 Monate ist formell unwirksam.

8. Vorauszahlungen falsch angerechnet Es sind die tatsächlich geleisteten Vorauszahlungen anzurechnen — nicht die vereinbarten. Hat ein Mieter einzelne Monate nicht gezahlt, dürfen Sie nur die tatsächlich eingegangenen Beträge abziehen.

9. Kabel-TV-Kosten noch umgelegt Seit dem 1. Juli 2024 ist das Nebenkostenprivileg für Kabelfernsehen entfallen. Legen Sie diese Kosten weiterhin um, ist die Position anfechtbar.

10. Zugang der Abrechnung nicht nachweisbar Ein normaler Brief ist kein Zugangsnachweis. Nutzen Sie Einwurfeinschreiben, persönliche Übergabe mit Quittung oder einen Boten.

Eine ausführliche Analyse häufiger Abrechnungsfehler und wie Mieter diese prüfen lesen Sie hier: Nebenkostenabrechnung prüfen: Die häufigsten Fehler. Informationen zu den Änderungen für das Abrechnungsjahr 2026 finden Sie in unserem Artikel Nebenkostenabrechnung 2026: Alle Änderungen.

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9. Häufige Fragen zur Nebenkostenabrechnung

Muss ich als Vermieter eine Nebenkostenabrechnung erstellen?

Ja, sofern im Mietvertrag eine Vorauszahlung auf Betriebskosten vereinbart ist, sind Sie nach §556 Abs. 3 BGB zur jährlichen Abrechnung verpflichtet. Bei einer Betriebskostenpauschale (Festbetrag ohne Abrechnung) entfällt diese Pflicht — allerdings ist eine Pauschale in der Praxis selten, da Sie als Vermieter das Risiko steigender Kosten tragen.

Kann ich die Abrechnung auch unterjährig erstellen?

Der Abrechnungszeitraum muss grundsätzlich 12 Monate betragen. Er muss nicht dem Kalenderjahr entsprechen, aber er darf 12 Monate nicht überschreiten. Unterjährige Abrechnungen kommen in der Regel nur bei Mieterwechsel vor — hier wird die Abrechnung anteilig für den jeweiligen Zeitraum erstellt.

Wie lange hat der Mieter Einwendungsfrist?

Der Mieter kann innerhalb von 12 Monaten nach Zugang der Abrechnung Einwendungen erheben (§556 Abs. 3 Satz 5 BGB). Danach ist er mit Einwendungen ausgeschlossen, es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten.

Muss ich dem Mieter Einsicht in die Belege gewähren?

Ja. Der Mieter hat nach §259 BGB das Recht, die der Abrechnung zugrunde liegenden Belege einzusehen. Sie sind verpflichtet, ihm Einsicht in Ihren Räumen oder als Kopien (gegen Erstattung der Kopierkosten) zu gewähren. Verweigern Sie die Belegeinsicht, kann der Mieter die Nachzahlung zurückhalten.

Was passiert bei einem Mieterwechsel?

Bei einem Mieterwechsel während des Abrechnungszeitraums erstellen Sie für jeden Mieter eine anteilige Abrechnung. Die Kosten werden zeitanteilig (tagegenau) aufgeteilt. Verbrauchsabhängige Kosten (Heizung) werden nach den Zwischenablesungen bei Ein-/Auszug verteilt.

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10. Vorlage herunterladen und Abrechnung automatisch prüfen

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Letzte Aktualisierung: Februar 2026. Alle Angaben ohne Gewähr. Dieser Artikel stellt keine Rechtsberatung dar. Bei konkreten Rechtsfragen wenden Sie sich an einen Fachanwalt für Mietrecht.